Бэк-офис занимается проведением расчётов, управлением расходной частью и активами компании (если она работает на финансовом рынке), а также влияет на работу остальных отделов, являющихся неотъемлемой частью бизнес-процессов. Основной задачей зачастую является оформление и заключение сделок, заключаемых дилерами фронт-офиса и внутренних договоров организации. «Бэк-офис играет без преувеличения огромную роль в организации работы современного банка, и на то есть по крайней мере две причины. Первая причина заключается в том, что в бэк-офисе сосредоточена полная информация обо всем, что происходит в банке. А вторая — в том, что бэк-офис — это понятие, системы и принципы бухгалтерского учета США, перенесенные на реалии российского фондового рынка в 90-х годах теперь уже прошлого века.
За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям). Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе.
В больших офисах лучше выделять отдельное помещение столовой, где все сотрудники смогут проводить обеденный перерыв, общаясь друг с другом. При планировке фронт-офиса выделяют приемную или рецепцию, переговорную, рабочие места для сотрудников, которые занимаются обслуживанием посетителей. Иногда кабинет https://www.xcritical.com/ руководителя тоже выносят в эту зону (если часто принимает посетителей у себя). В интерьере могут использоваться элементы фирменного стиля и другие «носители» корпоративной культуры. Зонирование выполняют так, чтобы обеспечить удобное взаимодействие между сотрудниками и продуктивную работу персонала.
Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними. Не имеется четкого значения и определения представленного термина, поскольку в back офис могут входить совершенно различные отделы. Помимо бэк, существуют такие понятия как фронт и мидл офис, что это простыми словами, можно понять, если разобраться более детально. Бэк-офис — это внутренние органы компании, которые помогают бизнесу нормально развиваться. Клиентам работа бэк-офиса обычно не видна, но они сразу ощутят, если там произойдет сбой.
бэк-о́фис
Зачастую бэк-офис стремятся располагать в другом городе или даже в другой стране. В таком случае выбираются регионы с более низким относительно фронт-офиса уровнем зарплат. Фронт представляет собой менеджерский персонал, деятельность которого направлена на привлечение и прямую работу с возможными новыми партнерами. В качестве примера, можно рассмотреть банковские отделы, которые выполняют проверку кредитной истории, а также тем, что вносят данные в реестры.
Для этого применяются CRM-системы (системы управления взаимоотношения с клиентами). Следующий этап, это анализ динамики расходов на поддержку работы бэк-офиса. В случае превышения расходов над доходами, необходимо срочно вносить изменения. Рост расходов без увеличения прибыли зачастую возникает на фоне неэффективного использования ресурсов предприятия. Особенно, такая ситуация распространена среди организаций, открывающих новое направление деятельности или развивающих филиальную сеть.
В их задачи входят организационные, финансовые, бухгалтерские мероприятия, которые поддерживают деятельность фирмы. Указанные отделы задействованы для выполнения задач по ведению дел, распорядку, административным задачам. Хороший пример — бухгалтерия, которая занимается расчетом заработных плат, считает доходы и расходы, а также занимается отчетностью в налоговые структуры.
Что такое бэк-офис?
Рядом с приемной нужно выделить пространство для зоны ожидания, установив здесь стулья или кресла, журнальный стол. С развитием торговых отношений и бизнеса в отечественных условиях, такие слова можно встретить все чаще. Вот мы называемся Первой Экспертной Бухгалтерией (ПЭБ), но мы не только про отчеты и бумажки.
Это рациональный подход, ведущий к оптимизации всех рабочих процессов, каждый из которых нацелен на повышение статуса компании и работоспособности ее персонала. Бэк-офис – основное рабочее пространство, скрытое от взглядов посетителей, а в некоторые помещения (например, в кассу) доступ ограничен даже для большинства служащих компании. Для фирм, ориентированных на плотную работу с клиентами (для банков, риэлтерских, консалтинговых, страховых компаний), такое соотношение вполне справедливо, тогда как в дилинговых центрах или крупных бюро переводов превалирует площадь бэк-офиса. Отделяя фронт-офис от бэк-офиса, особо экономные руководители решают, что для презентационных целей нужно выбирать дорогую и качественную мебель, а для собственного персонала, работающего в скрытых от посторонних глаз помещениях, – значительно скромнее и дешевле. Во-первых, потому, что мебель всех офисных зон просто обязана быть качественной, функциональной и эргономичной.
При этом для помещений с высокой проходимостью лучше выбирать практичные и износостойкие отделочные материалы и мебель. Бэк офис представляет собой специальный департамент, который занимается деятельностью с финансами, кадрами и другими организационными видами. Многие из них находятся в районах и странах с более дешевой арендной платой и более низкими затратами на рабочую силу. Некоторые офисные парки предоставляют бэк-офисы для арендаторов, чьи фронт-офисы находятся в более дорогих районах. Функции бэк-офиса могут быть переданы на аутсорсинг консультантам и подрядчикам, в том числе в других странах. Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.
Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д. Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис. Все происходящие внутри бэк-офиса процессы (от получения заявки до доставки товара покупателю, наличие товаров, звонки, сбор данных о клиентах и так далее) обычно автоматизированы.
«Автоматизированная бэк-офисная система должна обладать достаточной гибкостью для быстрой и просто реализуемой адаптации к возможным изменениям в организации бизнес-процессов», — считают они. А Дмитрий Цапаев (IBS) настаивает на том, что для бэк-офиса необходима «максимальная интеграция с внешними системами, включая систему клиент-банк, расчетные системы, депозитарии и другие». «Это позволит существенно сократить операционный риск работы бэк-офиса», — поясняет специалист. Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой документарное оформление и сопровождение сделки, которую заключают трейдеры (специалисты по биржевой торговле) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются скупкой ценных бумаг у физических лиц. Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства .
Обычно пишут, что бэк-офис поддерживает репутацию компании в условиях жесткой конкуренции, придумывает методы экономии и управляет рисками. Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса. Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса. На этой территории происходила вся производственная и административная работа.
Создан с целью восполнения пробела в структуре предприятий и налаживания связи между передним и задним звеньями. Также это может быть служба по работе с клиентами, HR-отделы и другие. ✔ Во-вторых, полностью выстраиваем IT-архитектуру для клиента — для этого мы создали мощный блок техподдержки и разработали ту самую единую платформу, которая связывает все программы и сервисы, которыми пользуется клиент.
Клиентам одной бухгалтерии мало, чтобы быть уверенными, что с их бизнесом все нормально. Потому что в реальности ни один нормальный предприниматель не хочет «грамотный учет» или «правильную что значит бэк офис бухгалтерию» — он просто хочет вообще об этом не думать. Нажимая на кнопку “Опубликовать”, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Некоторые фирмы предлагают стимулы для сотрудников и кандидатов, которые соглашаются на удаленные должности. Например, компания по оказанию финансовых услуг, требующая высокоуровневого бухгалтерского учета, может предложить жилищную субсидию в размере 500 долларов в месяц опытным CPA для работы из дома. Если обеспечение офисных помещений на одного человека стоит 1000 долларов в месяц, то жилищная субсидия в размере 500 долларов в месяц приведет к общей экономии 6000 долларов в год. Снижение затрат может быть значительным при использовании большого количества удаленных специалистов.
Технологии предоставили многим компаниям возможность разрешить удаленную работу, когда сотрудники работают из дома. Преимущества включают экономию на аренде и повышение производительности. Кроме того, удаленный найм сотрудников бэк-офиса позволяет компаниям получать доступ к талантам в различных областях и привлекать широкий круг соискателей. На рынке представлены комплексы ПО для обеспечения деятельности компании, которая имеет отношение к учету, финансам и реализации. Покупка таких автоматизированных комплексов поможет сэкономить средства на выплату заработных плат штату. Однако, такие решения больше подходят для ресторанного и гостиничного бизнеса, но не для крупных компаний, которые имеют многомиллионный оборот.
Работа в бэк-офисе банка заключается в формировании управленческой отчетности, проведении расчетов по ценным бумагам и денежным средствам от сделок. Также специалисты бэк-офиса следят, чтобы были соблюдены лимиты, ведут внутреннюю отчетность, готовят данные для бухгалтеров. Зонирование офиса выполняют так, чтобы создать условия для продуктивной работы персонала и комфорта посетителей, чтобы рационально использовать все помещения. Специалисты строительной компании «Олимпия» рекомендуют определять требования к зонированию уже на этапе проектирования, при формировании планировки офиса. Бэк-офис — это вспомогательное подразделение компании, которое выполняет административные функции, помогая сотрудникам, работающим с клиентами, выполнять свои обязанности.
Современный офис – это не просто здание, разделенное на этажи, холлы, комнаты, кабинеты. Это сложная инфраструктура, где все предельно функционально и продуманно. Где все, в том числе обустройство офисных зон и подбор мебели, – способ достижения целей компании. Правильное зонирование заключается в привязке функциональной структуры офиса к архитектуре конкретного здания. Конечно, если офис расположен в арендованном помещении, не подлежащем перепланировке, приходится исходить из данности.
Упомянутые технологии позволят не только сохранить, но и увеличить эффективность работы организации – как фронт-офиса, так и бэк-офиса, и в непростой период вынужденной изоляции и перехода на удаленную работу, так и после окончания кризиса. Организация же получает вычисляемые сроки выполнения различных задач, и прогноз загрузки и производительности как отдельных сотрудников, так и целых отделов. Вместо постановки задач и ожидания срока наступления дедлайна у бизнеса появляется возможность отслеживать процент выполнения. И все это без массы ручных отчетов и бесконечных статус-митингов, пусть и проводимых удаленно. Многие студенты бизнес-школ из нецелевых колледжей и университетов рассматривают работу бэк-офиса как способ получить опыт внутри фирмы и потенциально подключиться к ролям фронт-офиса. Хотя это варьируется от одной фирмы к другой, работа в ролях бэк-офиса значительно отличается от фронт-офиса и, за исключением ролей корпоративного кредитного риска, может не дать фронт-офису, надеющемуся, получить необходимый опыт для осуществления такого перехода.
Однако функции DPA не заканчиваются на наблюдении происходящим на экране и записью в лог действий сотрудников – возможна настройка автоматической реакции на те или иные действия. Например, будет крайне полезно осуществлять проверку валидности вводимых данных, это минимизирует ошибки ввода. Можно обеспечить сотрудников интерактивными подсказками «что делать дальше» и реализовать «интеграцию без интеграции» различных приложений. Другими словами, всё, что удаленный сотрудник может сделать сам на своём рабочем столе – можно проанализировать, проконтролировать и автоматизировать. И конечно же визуализировать это в системе отчетности, чтобы проактивно реагировать на возникшие обстоятельства.
- Клиентам работа бэк-офиса обычно не видна, но они сразу ощутят, если там произойдет сбой.
- В таком случае выбираются регионы с более низким относительно фронт-офиса уровнем зарплат.
- Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.
- Организация же получает вычисляемые сроки выполнения различных задач, и прогноз загрузки и производительности как отдельных сотрудников, так и целых отделов.
- ТехнологияWFM значительно облегчает долгосрочное планирование, особенно в режиме «что, если?
А гармонизация баланса работы и личной жизни сотрудников сокращает текучку кадров. С этой задачей отлично справляется технология аналитики процессов рабочего стола Desktop and Process Analytics (DPA). Полная прозрачность действий не только помогает уменьшить непродуктивное время, но и обеспечивает контроль выполнения всех требуемых действий, а также правильную последовательность шагов в бизнес-процессах. Фронт-офис выполняет представительские функции, и его оформляют так, чтобы произвести хорошее впечатление на посетителей. Здесь уместно использование корпоративных цветов и других элементов фирменного стиля, декоративных инсталляций.